Gestione snella dei materiali nelle strutture ambulatoriali

Il futuro è degli ambulatori

L’assistenza ambulatoriale è, da anni, in costante crescita. I progressi nella medicina, interventi meno invasivi e riforme nella politica sanitaria rendono sempre più frequenti gli interventi effettuati al di fuori dei classici ospedali. 

Per i centri ambulatoriali, tutto ciò si traduce non solo in nuove opportunità ma anche in sfide inedite. Mentre il numero degli interventi aumenta, la disponibilità di risorse finanziarie, personale e tempo rimane limitata. Il materiale deve essere disponibile in qualunque momento. Al contempo, le giacenze a magazzino non devono immobilizzare inutilmente capitale. In tale contesto, una gestione efficiente dei materiali costituisce un fattore sempre più essenziale per il successo. 

Il Medizinisches Zentrum Brugg ha familiarità diretta con queste dinamiche. Da oltre 20 anni figura tra le strutture pionieristiche nella chirurgia ambulatoriale svizzera e ha sperimentato i continui mutamenti in termini di requisiti nell’organizzazione, nella logistica e nella gestione dei materiali.

Quando i processi non stanno al passo con la crescita

Con la crescita dell’offerta di prestazioni ambulatoriali si sono moltiplicati anche i requisiti in termini di gestione dei materiali. L’aumento costante di fornitori, più frequenti sostituzioni di prodotti e oneri amministrativi crescenti hanno fatto sì che i processi esistenti abbiano progressivamente raggiunto i loro limiti. Al contempo, la gestione dei materiali era spesso fortemente dipendente dalle competenze di singoli dipendenti.

Come Monika Beinlich sottolinea nell’intervista, il carico di lavoro in termini di controllo delle giacenze, ordini e accettazione delle consegne è costantemente aumentato. Il magazzino, ampliatosi nel corso degli anni, occupa molto spazio e ha immobilizzato capitale. Le procedure manuali e la crescente complessità hanno inoltre comportato un aggiuntivo carico di lavoro per il team. 

La questione di come organizzare in modo più semplice, trasparente e meno dipendente dal fattore umano la gestione dei materiali si poneva pertanto in maniera sempre più evidente.

Mettere in discussione le vecchie procedure

«Bisogna essere pronti a voltare pagina.» Yves Rodel sintetizza con questa affermazione una premessa essenziale per il cambiamento. 

La digitalizzazione non inizia con l’introduzione di una nuova tecnologia ma dalla disponibilità a mettere in discussione, in modo critico, le procedure esistenti. I processi abituali possono funzionare per molti anni, fino a quando le condizioni generali non subiscono modifiche e l’organizzazione non deve soddisfare nuovi requisiti. 

L’obiettivo del Medizinisches Zentrum Brugg non risiedeva pertanto nella semplice digitalizzazione di singole fasi di lavoro. Andava ripensato l’intero processo di gestione dei materiali: più semplice nella quotidianità, meno dipendente da singole persone e organizzato affinché il personale potesse tornare a concentrarsi maggiormente sui propri compiti specifici.

Dalle procedure manuali alla gestione digitale dei materiali

Alla ricerca di una soluzione a prova di futuro, il Medizinisches Zentrum Brugg ha deciso di introdurre cosaFlow®. 

Tutto è iniziato con una scrupolosa analisi delle esistenti procedure per la gestione dei materiali. Insieme a Cosanum sono state verificate le strutture del magazzino, l’assortimento è stato ottimizzato ed è infine stato elaborato un piano su misura per i processi e le esigenze del centro ambulatoriale.

La precedente organizzazione del magazzino è stata ristrutturata, sono stati introdotti riordini digitali e definiti giorni fissi per le consegne. cosaFlow® garantisce inoltre trasparenza in fatto di scorte, ordini e stato delle consegne. In tal modo si riducono le attività di controllo manuale e l’approvvigionamento dei materiali risulta meglio pianificabile – senza compromettere la garanzia di approvvigionamento.

Una soluzione che ha consentito di passare da una complessa gestione dei materiali a un processo più snello, digitale e perfettamente integrato nel lavoro quotidiano.

Gli effetti sono stati presto visibili

Già poco tempo dopo l’introduzione del sistema si sono manifestati i primi cambiamenti concreti: il magazzino è stato organizzato in modo più chiaro ed efficiente per la sala operatoria, gli ordini avvengono in modo automatico e le procedure per la gestione dei materiali sono state meglio definite. 

L’originale superficie di stoccaggio necessaria si è ridotta di ben un terzo. Le consegne settimanali di materiale di consumo consentono di disporre del materiale necessario nel momento in cui ce n’è bisogno – senza inutili giacenze a magazzino e la conseguente immobilizzazione di capitale. Al contempo, le dipendenti e i dipendenti dispongono di una panoramica chiara per le scorte, gli ordini in corso e il relativo stato di consegna.

Più tempo per le attività importanti

Il cambiamento più significativo non si manifesta tuttavia nel magazzino ma, soprattutto, nel lavoro quotidiano del personale.

Come spiega Monika Beinlich nell’intervista, le dipendenti e i dipendenti devono poter tornare a concentrarsi sulle attività per cui si sono formati: l’assistenza ai pazienti.

Il tempo precedentemente impiegato per il controllo delle giacenze, gli ordini e le attività amministrative può oggi essere nuovamente dedicato al lavoro vero e proprio. Il valore aggiunto di una gestione dei materiali snella e digitalizzata risiede proprio in questo: sgravare il personale specializzato liberando risorse dove possono davvero fare la differenza.

Uno sguardo al futuro

Il ruolo sempre più centrale degli ambulatori e la crescente pressione economica rendono sempre più marcata l’importanza di processi efficienti. 

L’esperienza del Medizinisches Zentrum Brugg mostra come valga la pena avere il coraggio di cambiare. Una gestione dei materiali snella e digitale può contribuire a coniugare garanzia di approvvigionamento, economicità e sgravio del personale.